Istnieje mnóstwo sal konferencyjnych do podnajęcia. Organizatorzy nie winni skupiać się tylko na lokalizacji. Równie istotne są detale dodatkowe powiązane z formą zgromadzenia szkoleniowego, edukacyjnego jak również biznesowego. Oglądając sale konferencyjne w początkowej fazie należy patrzeć na jej ulokowanie. To główny detal logistyczny.

konferencja

Autor: ITU Pictures
Źródło: http://www.flickr.com
Trzeba wyszukiwać miejsc, które wspierają dojazd do niego każdemu uczestnikowi jak również zwiększą renomę oraz wygodę zgromadzenia. Należy sprawdzić jakimi środkami lokomocji będą przybywać uczestnicy i właśnie pod tym kierunkiem dobierać sale konferencyjne. Lokalizacja w mieście o bogatej sieci miejskiej komunikacji, z portem lotniczym, stacją PKP jak również – ciekawa strona – PKS-em w niedużej odległości będzie bardzo uniwersalnym wyborem. Ogólnopolska, czy również międzynarodowa konferencja doskonale sprawdzi się w punktach centralnie zlokalizowanych w Polsce. Stolica Warszawa ewentualnie Poznań są doskonałymi lokalizacjami.

konferencja

Autor: Fabrice Florin
Źródło: http://www.flickr.com

W dodatku podnoszą renomę zgromadzenia samym sąsiedztwem. Planując zgromadzenia integracyjne, zwłaszcza te kilkudniowe opłaci się zwracać uwagę jeszcze na hotel. Powinien być umiejscowiony niedaleko dworców PKS oraz kolejowych a także mieć odpowiednio duży plac parkingowy dla przyjezdnych uczestników. Hotel osobliwym wystrojem musi oddawać charakter spotkania. Głównym czynnikiem branym pod uwagę przy dobieraniu sali konferencyjnej jest miejsce jak również układ. Bez wątpienia wszystko to zależy od ilości uczestników. Planując spotkania dla 20-60 osób superkomfortowe warunki zapewnia sala o powierzchni 60-70 m2. Zebrania dla 200 osób warto organizować w miejscach mających 170-200 m2. Tutaj interesujące dane: Bristol Rzeszów.

Układ krzeseł również stołów ma spore znaczenia dla toku zebrania i nie powinno się uzależniać rozkładu planu sali od maksymalnego wykorzystania przestrzeni. Ważnym elementem godnym przeanalizowania jest zaplecze techniczne. Każda sala konferencyjna winna zapewniać dostęp do multimediów. Wystąpienia formalne nie powinny odbywać się bez dostępu do internetu, projektora multimedialnego jak i nagłośnienia. Oprócz tego sala powinna być wyposażona w klimatyzację jak również idealną akustykę. Każdy wysokiej klasy hotel oprócz tych podstawowych elementów zapewnia dostęp do TV plazmowych, wskaźników laserowych i innych przyrządów.